thumb

Best practices voor commissarissen: deel 1

Memo | 14-8-2019 | 278 | 8
thumb

Vier jaar lang hebben we interessante experts uit het vak geïnterviewd. Uit al die interviews hebben we de tien best practices voor commissarissen en toezichthouders verzameld en voor je op een rij gezet. De eerste vijf in deel 1 van dit tweeluik.

1. Onafhankelijkheid

Een frisse blik hebben, kritisch zijn, echt onafhankelijk zijn en blijven. Dat zijn de basisvoorwaarden van goed toezicht. Een commissaris vormt zijn of haar eigen oordeel bij het uitvoeren van de taken, is onafhankelijk van het bestuur, de collega’s uit de raad en andere stakeholders en voorkomt alle schijn van belangenverstrengeling. 

Dit betekent afstand houden. Je moet met de bestuurder samen kunnen werken, maar je hoeft geen beste vrienden te worden, of mee te gaan naar privé-feestjes. Houd je onafhankelijkheid altijd in het vizier en ga niet op de stoel van de bestuurder zitten. 

2. Verstand van zaken 

Een commissaris heeft minimaal basiskennis van financiën en snapt waar de risico’s zitten. Als commissaris begrijp je hoe een jaarrekening in elkaar steekt en waar het verdienmodel zit - ook in non-profit. Hierdoor kun je op tijd ingrijpen als er dingen misgaan. Behaalt jouw organisatie bijvoorbeeld tegen alle trends in hele goede resultaten, terwijl jouw concurrenten dat niet doen? Dan kan er iets aan de hand zijn. Probeer te achterhalen waarom dat zo is en ga op onderzoek uit – desnoods met externe hulp.

Naast financiële kennis van zaken, moet je ook basiskennis hebben van de eigen organisatie en de sector waarin die opereert. Lees je in, praat met stakeholders, zowel intern als extern. Pak bronnen van anderen erbij, en niet alleen het eigen jaarverslag. Ken de feiten áchter de feiten. Dragen de activiteiten van de organisatie bij aan de bedrijfsdoelstellingen? Zorg dat je daar als commissaris een goed beeld van hebt. 

3. Vetrouwensband met de bestuurder

Een goede commissaris investeert in de relatie met de bestuurder. Soms klikt het niet, dat kan. Maar als je dat zo laat, kunnen er conflicten of miscommunicatie ontstaan. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je altijd met elkaar blijft communiceren, op de werkvloer of bijvoorbeeld tijdens een informeel etentje. Kijk naar de mens achter de bestuurder, zodat je elkaar tenminste begrijpt en de situatie werkbaar blijft. Lukt dat echt niet? Vraag je dan af of jij of de bestuurder wel moet blijven.

Daarnaast moet je er als commissaris voor zorgen dat de bestuurder zich niet te gecontroleerd voelt, terwijl je wel gewoon je taak als toezichthouder vervult. Ook hier komt het weer aan op investeren in de relatie. Ga samen zitten en neem bijvoorbeeld de risico-onderwerpen door. Stel veel vragen, over het financiële beleid, de strategie, het ziekteverzuim en wees kritisch. Al vragen stellend leer je elkaar én de organisatie beter kennen.

4. Vooraf de spelregels vastleggen 

Het vooraf goed vastleggen van de verwachtingen geeft helderheid en voorkomt ellende achteraf. Je wilt niet verrast worden en in paniek de foute beslissingen nemen als er een onverwachte situatie ontstaat. Stel de spelregels op vóórdat er überhaupt sprake is van een crisis.

Stel met elkaar de vragen: Waar wil je met elkaar naartoe? Wat is ieders rol? Wat zijn de doelen, de visie en hoe wil je die bereiken? Wat verwacht je van de bestuurder? En wat doe je als hij of zij ineens wegvalt? Wat als er verdenkingen zijn van fraude, wat doe je dan? Als je dat allemaal goed met elkaar bespreekt binnen de raad en vastlegt, kun je jezelf veel ellende achteraf besparen. 

5. Kritische houding

Jouw doel als commissaris is om goed toezicht te houden op de organisatie. Dat betekent dat je een goed beeld moet hebben van de organisatie, dus vaak moet doorvragen en lastige informatie moet loskrijgen. Een kritische en nieuwsgierige houding is daarbij essentieel. Observeer, houd je ogen open en vraag door. Ben je werkelijk bereid – ook als het lastig wordt – om je mond open te doen? 

Komt de Raad van Bestuur met een mooi plan? Vraag door. Wat willen ze precies? Wat is de diepere bedoeling? Welk probleem willen we hiermee oplossen? Zorg ervoor dat je het echt snapt. En houdt vervolgens, nadat het besluit is genomen, een vinger aan de pols. Gaan we nog de goede kant op? Wat denken medewerkers er binnen de organisatie over? Zijn er misverstanden? Worden verantwoordelijkheden goed overgedragen? Bespreek het met elkaar.

Wees niet alleen kritisch richting het bestuur, maar ook naar je eigen functioneren, rol, en die van de RvC. Loopt alles zoals afgesproken? Kan iedereen goed met elkaar door een deur? Zorg ervoor dat het zelfevaluatieproces goed op orde is. Het klinkt misschien als veel werk allemaal, maar als je het niet doet, komt het op een later moment toch op je bord te liggen en heb je nog veel méér werk.

Stay tuned!

Volgende maand volgt deel 2 van de best practices van commissarissen.