thumb

Zo voer je het gesprek met een kandidaat

HowTo | 12-6-2019 | 270 | 11
thumb

Welke vragen stel je als je met een kandidaat voor je RvC, RvT of RvA in gesprek gaat? Waar let je op? We vroegen het aan Frank ten Doeschate, van executive search bureau Ten Doeschate Search. Volgens hem zijn er tien aspecten die tijdens ieder gesprek met een mogelijke kandidaat aan bod moeten komen.

“Een goede selectie staat of valt met een goede voorbereiding en profielschets. Ga als RvC na welke kwaliteiten je nodig heb in aanvulling op de bestaande samenstelling. En welke kwaliteiten ga je missen door het vertrek van de collega-commissaris? Houd rekening met de actuele positie en de strategische koers: wat hebben we dan aan kennis en achtergrond in de RvC nodig? Kijk ook terug op de zelfevaluatie waarin het eigen functioneren tegen het licht is gehouden. Wat kwamen daar voor aandachtspunten naar voren qua dynamiek, cultuur en sfeer? En wat zou daarin moeten veranderen? 

Na die analyse kun je een scherp profiel opstellen en na de werving starten met de selectiegesprekken. Welke vragen stel je? Hoe zorg je ervoor dat je een goed beeld krijgt van de persoon die voor je zit en zijn of haar geschiktheid voor de positie? Hier tien aspecten die tijdens íeder gesprek aan bod moeten komen:

1 Bestuurlijk inzicht

Wil je toetsen of iemand een goed bestuurlijk inzicht heeft, ofwel: realiteitszin en bewustzijn van de complexiteit van de sector of de organisatie? Vraag de kandidaat om een beeld te schetsen van je organisatie. Wie zijn de belangrijkste stakeholders en wat zijn politiek-bestuurlijke ontwikkelingen die de organisatie raken? En wat vindt de kandidaat bijvoorbeeld van de gekozen organisatiestructuur? Ziet hij of zij daar opvallende keuzes in? 

2 Helikopterview

Vraag iemand om op hoofdlijnen te schetsen hoe de organisatie is gestructureerd en wat de strategie is. En toets of iemand daadwerkelijk de hoofdlijnen aangeeft of juist in detail treedt. Weet hij of zij daadwerkelijk en begrijpelijk de hoofdlijnen en het totaalbeeld te schetsen?

3 Integriteit en moreel besef

Vraag naar een ervaring in het verleden waarin integriteit aan de orde was. Wat was de situatie? Wat is jouw mening hierover? Wat heb je toen gedaan? Welke interventie is gepleegd? Wat was het effect ervan? Zou je het een volgende keer weer zo aanpakken? Wat heb je ervan geleerd? Let op: in gesprekken wordt vaak de ‘Wat zou je doen als’-vraag gesteld. Dat zou ik niet aanraden. Vraag altijd ervaringsgericht en naar praktische voorbeelden, want zo komen de ware verhalen naar boven.

En als waarschuwing geef ik nog mee: als de kandidaat in de ‘wij-vorm’ gaat antwoorden moet je doorvragen. Wat heeft het voor jóu betekend, wat was jóuw rol?

4 Maatschappelijke verantwoordelijkheid 

Het is nogal modieus te vermelden dat men belangstelling heeft voor een functie omdat de organisatie een maatschappelijke relevante rol vervult. Heeft de kandidaat daadwerkelijk besef van de specifieke maatschappelijke rol van de organisatie? Vraag iemand deze te schetsen en zijn of haar mogelijke rol hierin vanuit het perspectief van toezichthouden toe te lichten.

5 Onafhankelijke oordeelsvorming

Een commissaris moet in staat zijn zich onafhankelijk een oordeel te vormen. Hiertoe moet je soms ook lastige vragen kunnen stellen en kritisch zijn. Vraag dan ook altijd of iemand weleens voor de situatie heeft gestaan waarin hij of zij kritische vragen moest stellen. Wat was de casus? Hoe ging je daarin te werk? Welke barrières moesten worden overwonnen? Was je achteraf tevreden met hetgeen was bereikt en met je eigen rol?

Het belang van onafhankelijkheid van de commissaris in relatie tot zijn collega-commissarissen en de bestuurder is groot. Check daarom of en in welke mate er zakelijke en/of persoonlijke relaties bestaan tussen de kandidaat en de toekomstige collega’s. 

6 Teamspeler

Vraag naar een voorbeeld waar in gezamenlijkheid naar een oplossing of aanpak moest worden gewerkt en laat deze situatie goed beschrijven. Wat was je positie c.q. rol? Wat ging goed en wat niet? Als iets niet goed ging, waar lag dat aan? Terugkijkend: wat kun je zeggen over jouw bijdrage in het team en beschrijf dan ook wat je daarvan vindt. En wat nu als we dat aan je teamgenoten vragen? 

7 Visie

Een goede commissaris is realistisch, toekomstgericht en risicobewust als het gaat om visieontwikkeling. Vraag om een voorbeeld waarin dit van hem of haar werd gevraagd. Hoe ging je te werk? Zou je dat een volgende keer weer zou doen?

En wat is je visie op onze organisatie voor over vier/vijf jaar? Hier gaat het er niet om of iemand de beste visie naar voren breng, maar wel hoe hij of zij omgaat met een dergelijk vraagstuk. Op welk abstractieniveau bekijkt hij of zij dit?

8 Zelfreflectie

Terugkijkend op de professionele en persoonlijke ontwikkeling: wat ging iemand makkelijk af en wat minder? Waar ben je trots op en waarom? Waar ben je minder tevreden over en waarom? Wat zijn kritieken die je weleens ontvangt en wat vind je daarvan? Wat heb je ermee gedaan?

9 Tijdsbesteding

Check ook hoeveel tijd iemand beschikbaar heeft voor de toezichthoudende functie. Het vraagt immers vaak meer dan de zes keer per jaar vergaderen. Vraag de kandidaat hoe hij of zij dit voor zich ziet. Past het in de bestaande agenda? Vraag door op nevenfuncties.

10 Motivatie

Het is belangrijk om iemands drijfveren te achterhalen. Waarom ambieert iemand de rol van commissaris? Vraag bijvoorbeeld hoe de kandidaat zich een beeld heeft gevormd van de organisatie. Wordt de ambitie ook ondersteund door daadwekelijke interesse in de organisatie, de markt, de ontwikkelingen?

Iemand kan zeggen: ik heb stukken opgevraagd, het jaarverslag opgevraagd, gegoogled, mensen gebeld en gesproken. Maar iemand kan ook alleen zeggen: ik heb de website gecheckt. Vraag dan ook weer door: wat viel je op? 

Extra tips voor een goed gesprek

Tot slot wat algemene tips voor een goed gesprek: stel open vragen, laat soms eens een stilte vallen; mensen gaan dan meestal vanzelf praten. Stel niet vijf vragen tegelijk en ‘echo’ soms wat de kandidaat zegt om meer verdieping te krijgen op het antwoord dat is gegeven. Zegt iemand bijvoorbeeld: “ik ben een echte visionair”. Zeg dan alleen: Visionair?  Zo wordt de kandidaat uitgenodigd uit te leggen wat hij of zij daarmee bedoelt. 

Heb verder een gezonde achterdocht: vraag door en let erop dat je niet te veel wedervragen krijgt. Dat betekent vaak dat een kandidaat niet veel kwijt wil over zichzelf.

Let erop of iemand goed kan luisteren – stel hiervoor weer een ervaringsvraag, dus: beschrijf een situatie waarin je goed moest luisteren. Let ook op als iemand continu het woord neemt en niet stopt. Wat zegt dat? Kan hij of zij wel luisteren? Staat hij of zij open voor andere invalshoeken? Wil iemand vooral zenden? En past dat bij de commissaris die je zoekt?"