thumb

De kunst van het vragen stellen

Memo | 14-8-2018 | 754 | 12
thumb

Als commissaris moet je soms lastige informatie boven tafel krijgen. Hoe kun je dat zo goed mogelijk doen? We vroegen het aan journalist en presentator (BNR, RTLZ) Rens de Jong. Hij geeft ons een aantal gouden tips.

Investeer in de relatie

“Dit doen presentatoren op televisie ook. Die hebben voorgesprekken en dan zijn ze de vriendelijkheid zelve. Live op tv gaat het er dan kritischer of soms zelfs snoeihard aan toe, maar dat kan, want ze hebben geïnvesteerd in de relatie. Je bent er niet om uit te stralen dat je je bestuurder in de pan wil hakken. Een kritische houding is goed, maar een boze nukkige houding is dat nooit. Je kunt ook de meest kritische vraag met een glimlach stellen. Duik er dus niet meteen bovenop en stel mensen eerst op hun gemak. Met open vragen en een open lichaamshouding. Daarna kun je altijd nog de duimschroeven aandraaien.” 

Toon je eigen kwetsbaarheid

“Als je wilt dat mensen open worden, helpt het als je zelf ook open bent. Ik doe dat ook. ‘Wat ik zelf heel lastig vind...’ zeg ik dan, ‘heb jij dat nou ook?’ Het is dan heel moeilijk voor de ander om niet mee te gaan. Als commissaris kun je bijvoorbeeld zeggen, als het waar is natuurlijk, ‘in een vorige klus zijn we hiermee op ons bek gegaan. Lopen we dat risico hier ook?’”

Onnodige conflicten?

“Soms klikt het niet tussen mensen. Misschien ook wel niet tussen jou als commissaris en de bestuurder. Als je dat maar zo laat, kunnen er conflicten ontstaan. Wil je die voor zijn, dan moet je op een ander niveau een connectie maken. Ga samen wat eten of een biertje drinken. Want ook als je elkaar niet mag, is het altijd mogelijk om elkaar wél te begrijpen. Stel dus persoonlijke vragen en kijk naar de mens achter de bestuurder.

Doe je dit niet, dan kan het al snel ontaarden in gedoe door miscommunicatie. Als ik iemand de vraag stel ‘wat bedoel je daar precies mee?’ kan dat heel aanvallend overkomen als die ander mij niet mag. Terwijl ik er waarschijnlijk niets mee bedoel. Mensen zijn heel irrationeel in hun responses en daar moet je rekening mee houden. Investeer dus in elkaar en zorg ervoor dat de situatie werkbaar blijft.”

Weten wat je weten wilt

“Vaak geven mensen geen antwoord op je vraag. Maar dan praten ze zo lang door dat je dat vergeet. Onthoud dus altijd je eerste vraag en check of je een bevredigend antwoord hebt gekregen. Zo niet? Stel de vraag opnieuw, eventueel met andere woorden.”

Feiten áchter de feiten

“In ons vak hebben we het over de known unknowns de unknown unknowns. En die laatste zijn lastig. Want hoe kom je erachter dat je überhaupt ergens naar moet vragen? Het beste wat je kunt doen is je zo goed mogelijk inlezen. Pak de bronnen van anderen erbij en niet alleen het eigen jaarverslag. Dat is het PR-verhaal, maar jij moet de feiten áchter de feiten kennen. Kijk naar problemen die andere bedrijven in dezelfde branche hebben gehad en doe daar research naar. Dan kun je vervolgens in je eigen board vragen of jullie dezelfde soort risico’s lopen.”

Call me stupid

“Jouw doel als commissaris is om goed toezicht te houden op het bedrijf. Dat betekent dat je soms moet doorvragen, lastige informatie moet lospeuteren en vertrouwen moet winnen. Dit doe je niet door gesloten vragen te stellen waarop alleen met ja of nee geantwoord kan worden. Stel een keer de call me stupid-vraag. Die werkt altijd. ‘Misschien heb ik het verkeerd begrepen hoor, maar als ik dat hier lees klopt dat niet met wat je me net vertelt. Leg uit.’ Je kunt ook lang luisteren en samenvatten. ‘Ok, je bedoelt het zo en zo, maar hier zie ik iets anders. Hoe zit dat dan?’ 

Zorg sowieso voor veel open vragen – je wilt tenslotte dat mensen open worden en dingen met je gaan delen. Je kunt dat heel exploratief aanpakken. Zo van, ‘vertel eens, wanneer kwam je een moment tegen dat je het even niet meer wist?’ Als je iemand vraagt, ‘ben je weleens onzeker?’ zegt diegene geheid ‘nee’, maar vraag je: ‘Noem eens een moment dat je ’s nachts wakker lag?’ dan gaan mensen praten. Dus niet: ‘Is dit een solide plan?’ Maar: ‘Dit plan ziet er inderdaad solide uit. Maar in ieder plan zitten aannames. Waar zit de grootste riskfactor denk je?’”