Een goede samenwerking tussen bestuur en raad van commissarissen (RvC) begint bij een heldere taakverdeling. De bestuurder bestuurt, de commissaris houdt toezicht en adviseert.
Op papier lijken die rollen duidelijk afgebakend, maar in de praktijk is de balans soms lastig te vinden. Hoe blijven commissarissen betrokken zonder op de stoel van de bestuurder te gaan zitten? En hoe ontstaat een open samenwerking waarin ook ruimte is voor kritische vragen? Negen aandachtspunten.
1. Investeer in wederzijds vertrouwen
Een goede vertrouwensband vormt de basis voor effectief toezicht. Bestuurders moeten zich vrij voelen om dilemma's en risico's te bespreken, zonder het gevoel te krijgen voortdurend gecontroleerd te worden. Tegelijkertijd moeten commissarissen voldoende afstand bewaren om kritisch en onafhankelijk te kunnen blijven.
Die balans ontstaat niet vanzelf. Het is daarom belangrijk om tijd te investeren in de relatie tussen bestuur en RvC. Door samen met de bestuurder en eventueel het managementteam belangrijke risico's te bespreken, ontstaat meer inzicht in de organisatie én in elkaars werkwijze. Denk aan onderwerpen als ziekteverzuim, financieel beleid, strategie en veiligheid.
Kritische vragen stellen en doorvragen horen daarbij. Wanneer tekortkomingen aan het licht komen, is het belangrijk dat er afspraken worden gemaakt over verbeteringen en dat vervolgens wordt gecontroleerd of deze daadwerkelijk zijn doorgevoerd.
2. Leg de spelregels samen vast
Duidelijke afspraken voorkomen onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en verwachtingen. Het is daarom verstandig om vast te leggen hoe bestuur en RvC samenwerken, welke informatie wordt gedeeld en op welke momenten de raad betrokken wordt bij belangrijke besluiten.
Deze afspraken zijn niet statisch. Organisaties veranderen, net als de omstandigheden waarin bestuurders en commissarissen opereren. Door de afspraken regelmatig te evalueren en waar nodig bij te stellen, blijft de taakverdeling helder.
3. Ken je rol als commissaris in de praktijk
“Deze gaat in mijn ervaring niet vaak fout. De meeste commissarissen weten feilloos wat hun rol is en wat de verwachtingen zijn – en dat je dus niet op de stoel van de bestuurder moet gaan zitten. Blijf ook scherp naar jezelf en blijf je ervan bewust. En ben je beginnend commissaris? Kijk het vak af bij de andere leden van de raad.”
4. Bewaak de rol van de commissaris
Een belangrijk uitgangspunt van goed toezicht is dat commissarissen niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten. De bestuurder is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en de uitvoering van het beleid. De RvC houdt toezicht, fungeert als klankbord en vervult zijn werkgeversrol.
Dat onderscheid klinkt vanzelfsprekend, maar vraagt in de praktijk om voortdurende alertheid. Zeker wanneer een commissaris veel kennis of ervaring heeft op een bepaald terrein, kan de verleiding ontstaan om zich met de uitvoering te bemoeien.
Rolvastheid betekent dat commissarissen kritische vragen stellen, aannames toetsen en advies geven, maar de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij het bestuur laten.
5. Besteed aandacht aan de dynamiek in de boardroom
Goed toezicht draait niet alleen om structuren, procedures en rapportages. Ook de onderlinge verhoudingen binnen de boardroom zijn bepalend voor de kwaliteit van de besluitvorming.
Durven commissarissen zich kritisch uit te spreken? Is er ruimte voor afwijkende meningen? En hoe reageren bestuurders wanneer zij worden tegengesproken?
Een gezonde boardroomcultuur vraagt om openheid, respect en de bereidheid om lastige onderwerpen bespreekbaar te maken. Juist wanneer iedereen het snel met elkaar eens lijkt te zijn, is het belangrijk dat er ruimte blijft voor een kritisch geluid.
Ook persoonlijke verschillen spelen een rol. Niet iedere commissaris en bestuurder heeft dezelfde communicatiestijl of persoonlijkheid. Dat hoeft een goede samenwerking niet in de weg te staan, zolang die verschillen worden herkend en besproken. Het tijdig bespreekbaar maken van spanningen voorkomt dat irritaties zich opstapelen en de samenwerking beïnvloeden.
6. Zorg voor duidelijkheid over de manier van werken
Iedere commissaris heeft een eigen stijl. De een is direct en zoekt graag het debat op, terwijl de ander meer beschouwend te werk gaat. Beide benaderingen kunnen waardevol zijn, zolang voor alle betrokkenen duidelijk is wat zij van elkaar kunnen verwachten.
Het helpt wanneer commissarissen aan het begin van de samenwerking open zijn over hun manier van communiceren, vragen stellen en feedback geven. Een commissaris die gewend is scherpe vragen te stellen, kan bijvoorbeeld toelichten dat deze bedoeld zijn om de besluitvorming te versterken en niet om de bestuurder persoonlijk ter discussie te stellen.
Die openheid voorkomt misverstanden en draagt bij aan wederzijds begrip. Ook voor bestuurders is het waardevol om verwachtingen en voorkeuren uit te spreken.
7. Betrek de RvC bij strategische vraagstukken
De strategie is bij uitstek een onderwerp waarbij bestuur en RvC elkaar nodig hebben. Het bestuur ontwikkelt de strategie, terwijl de raad deze kritisch beoordeelt en toezicht houdt op de uitvoering.
Voor commissarissen kan het waardevol zijn om al tijdens het strategische proces betrokken te zijn, bijvoorbeeld door op uitnodiging een strategiesessie bij te wonen. Niet om de inhoud over te nemen, maar om inzicht te krijgen in de afwegingen, aannames en dilemma's die aan de keuzes ten grondslag liggen. Door goed te luisteren, vragen te stellen en later terug te komen op opvallende punten, krijgen commissarissen beter zicht op de strategische keuzes. Waarom kiest het bestuur voor een bepaalde richting? Welke alternatieven zijn onderzocht? En hoe worden risico's meegewogen?
Vroegtijdige betrokkenheid stelt de RvC in staat zijn klankbordrol beter te vervullen en voorkomt dat strategische discussies pas plaatsvinden wanneer belangrijke keuzes al zijn gemaakt.
8. Bewaak de onafhankelijkheid
Een goede relatie met het bestuur is belangrijk, maar onafhankelijkheid blijft een essentiële voorwaarde voor effectief toezicht. Commissarissen moeten besluiten en het functioneren van bestuurders objectief kunnen beoordelen, ook wanneer dat tot ongemakkelijke gesprekken leidt.
Een langdurige samenwerking kan daarbij een risico vormen. Naarmate bestuurders en commissarissen elkaar beter leren kennen, kunnen vaste patronen ontstaan en kan de kritische afstand afnemen. Ook financiële afhankelijkheid van commissariaten kan de onafhankelijkheid onder druk zetten.
Regelmatige evaluatie van het eigen functioneren, het bewaken van professionele grenzen en de bereidheid om lastige vragen te blijven stellen, helpen om die onafhankelijkheid te behouden. Een goede persoonlijke verstandhouding is waardevol, maar mag nooit ten koste gaan van kritisch toezicht.
9. Heldere rollen, sterke samenwerking
Een effectieve taakverdeling tussen bestuur en RvC vraagt om meer dan afspraken op papier. Vertrouwen, open communicatie, rolvastheid en onafhankelijkheid zijn minstens zo belangrijk. Door verwachtingen uit te spreken, regelmatig te reflecteren op de samenwerking en ruimte te bieden aan kritische vragen, kunnen bestuur en commissarissen elkaar versterken. Dat draagt bij aan betere besluitvorming en goed bestuur.
