thumb

Een bestuurder aannemen: tips voor de RvC

Memo | 9-1-2018 | 417 | 10
thumb

Waar moet je op letten als RvC voordat je een nieuwe bestuurder aanneemt? We vroegen het aan Katja van Kranenburg, partner bij advocatenkantoor CMS en specialist in Employment. Als geen ander weet zij welke ellende achteraf je vóóraf al kunt voorkomen. Hier haar tips op een rij.

Concurrentie- of relatiebeding?

“Vraag goed door of de beoogd bestuurder gebonden is aan een concurrentie- of relatiebeding. Vaak denkt men, ‘ach, dat zit wel goed’, of ‘ik moest daar toch weg, dan zullen ze er wel geen problemen mee hebben’. Nooit verstandig. Als de bestuurder zijn of haar beding overtreedt, bega je als werkgever zelf een onrechtmatige daad. Voor de rechter is een dergelijk beding bovendien geen redelijke grond om in te stemmen met de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Het is denkbaar dat je iemand in dienst hebt wiens salaris moet worden betaald, maar die niet voor je kan werken. Vraag dus altijd, vóór het aangaan van een arbeidsovereenkomst, door op het concurrentie- en relatiebeding.”

Bel de referenten

“Te vaak zien wij dat referenties even snel worden opgevraagd, of zelfs helemaal niet. Maar dit goed doen hoort gewoon bij je due diligence als commissaris. Check of alles klopt, of er geen onwaarheden op het CV staan. Neem er de tijd voor – ook al ben je blij met de kandidaat en voel je dat alles best in orde is – en reflecteer er ook op. Houd het zakelijk. Ook als je iemand aanneemt die je al kent.”

Check de statuten

“Wat bepalen de statuten over de bevoegdheden in het kader van het sluiten van de arbeidsovereenkomst? Zijn de statuten misschien verouderd? Het is heel belangrijk om vooraf goed te weten welke bevoegdheden je als RvC hebt om een bestuurder aan te nemen en ook, om hem of haar weer te laten gaan. Wie sluit de arbeidsovereenkomst? Wie beslist wat? Zorg voor heldere afspraken en verwachtingen die ook in de arbeidsovereenkomst terugkomen. Niet alle bestuurders nemen de statuten van de onderneming grondig door. Maar doe dit wel als commissaris, liefst samen en kijk of je alles begrijpt en zorg ervoor dat alle rollen duidelijk zijn.”

Hoeveel bonus geven we?

“Vaak worden er targets opgesteld voor de bestuurder die niet altijd even goed meetbaar zijn. ‘Je moet het goed doen’ is géén goede target voor een bonus. Leg doelen en afspraken vast en vooral eventuele uitzonderingen. Hoe voorzie je in tussentijdse beëindiging van het contract? Hoe voorzie je in ziekte langer dan bijvoorbeeld twee maanden? Mijn advies is om altijd deze zin toe te voegen: ‘De bonus wordt ter discretie van de RvC toegekend’ en een rekenvoorbeeld, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan met een bonus die eenmaal berekend hoger uitvalt dan tevoren gedacht. Zorg er ook voor dat je weet wat de limitering is van de beloning. Valt de organisatie onder de WNT of andere wet- en regelgeving die een bepaalde maximering voorschrijft? Heb je een bonuscap afgesproken? Houd je daar dan ook aan. En zogenaamde slimme omwegen moeten altijd vermeden worden.”

Wat is een goede opzegtermijn?

“Ik zie vaak dat de bestuurder een opzegtermijn krijgt van zes maanden. Dat is vaak veel te lang, met name omdat de wet bepaalt dat de werkgever in dat geval een opzegtermijn van 12 maanden heeft. Als partijen besluiten uit elkaar te gaan, is het vaak wenselijk dat het afscheid op korte termijn wordt genomen. Daar komt bij dat wanneer partijen via een regeling uit elkaar gaan, de opzegtermijn van de werkgever hoe dan ook moet worden vergoed naast de transitievergoeding.”

De onkosten

“Leg vast hoeveel geld er beschikbaar is voor de onkosten, zoals zakenreizen en etentjes. Natuurlijk gaat het meestal goed en kun je je bestuurder vertrouwen, maar het is voor iedereen fijner als er geen onduidelijkheden zijn. Leg de prijsklasse van hotels vast, dat er economy (of businessclass) gevlogen mag worden en laat de bestuurder niet cash pinnen met de creditcard. Borg via een gesloten systeem dat er regelmatig controle plaatsvindt. Dat voorkomt gedoe achteraf."

Zijn er nog nevenactiviteiten?

“Afhankelijk van de soort organisatie, kunnen er beperkingen zijn met betrekking tot het maximaal aantal functies dat je mag hebben als bestuurder. Vraag als commissaris mede om die reden altijd naar zogenaamde nevenfuncties. Het is van belang om vooraf te weten hoeveel tijd iemand werkelijk heeft voor de functie. Ik heb in de praktijk gezien dat achteraf bleek dat een nieuwe bestuurder nog zijn eigen consultancybureau had. Dat was in de hele procedure niet naar voren gekomen. Het gebeurt echt. Je moet dit soort dingen áltijd weten.”