Zelfevaluatie: het heft in eigen handen

Memo | 12-9-2017 | 20 4

Na een minder positieve ervaring met een zelfevaluatie uitgevoerd door een externe partij, besloot Jessica van den Bosch, ondernemer en voorzitter van de RvT van KPO Roosendaal, het heft in eigen handen te nemen. Ze ontwikkelde een nieuw model op basis waarvan de zelfevaluatie dit jaar is gehouden. We vroegen haar naar de ervaringen.

Waarom besloot je een nieuw zelfevaluatie-model te ontwikkelen? 

“In 2013 ben ik begonnen als toezichthouder in de raad van KPO Roosendaal, een stichting die het basisonderwijs verzorgt voor ruim 4000 leerlingen op 20 scholen in Roosendaal en omgeving. Er waren meer wisselingen van de wacht in de raad, waardoor er in drie jaar tijd een aantal zaken stil waren komen te liggen. Waaronder de zelfevaluatie.

Vorig voorjaar heb ik dan ook een externe partij uitgenodigd om dit voor ons op te pakken. We vulden twee enorme vragenlijsten in en kregen resultaten terug die we niet herkenden. We stonden op veel punten in het rood, we verschilden op sommige thema’s nogal erg van mening zonder te begrijpen waarom en we waren gebenchmarkt met andere non-profit organisaties die je eigenlijk niet kunt vergelijken met de onze. Vervolgens ontstond daar geen begeleid gesprek over en werden er geen leer- of adviespunten benoemd. Die we zelf, door de manier van rapporteren, ook niet zo makkelijk konden herleiden. We hadden er, kortom, niets aan. En toen besloot ik om er zelf mee aan de slag te gaan.”

Hoe pak je zoiets aan?

“Vanuit mijn wetenschappelijke achtergrond en werkervaring als consultant had ik er vertrouwen in dat ik een model kon ontwikkelen dat werkt. Ik struinde het internet af en voegde vragenlijsten samen, herschreef ze en vertaalde ze naar onze situatie. Uiteindelijk kwam er een vragenlijst te liggen die is ingedeeld in zes categorieën, waaronder bijvoorbeeld Beleidsontwikkeling, Rol & taakverdeling en Sociale kenmerken. Daarnaast vond ik het belangrijk om een interactief groepsgesprek te organiseren met de collega toezichthouders uit de raad, naar aanleiding van de resultaten uit de vragenlijst. Zodat je meteen inzicht krijgt in de scores, verschillen en verbeterpunten.”

Hoe verliep bij jullie dit evaluatiegesprek?

“Het was meteen verhelderend. We kwamen erachter dat we soms vragen anders hadden geïnterpreteerd, waardoor we bepaalde scores konden aanpassen. En soms verschilden we gewoon van mening. Dat is ook goed om te weten. We konden in ieder geval meteen vaststellen wat goed gaat en waar onze verbeterpunten liggen.”

Hoe zorg je ervoor dat jullie actief met de verbeterpunten aan de slag gaan?

 “Veel mensen benoemen inderdaad verbeterpunten, die vervolgens blijven liggen omdat je weer overgaat tot de orde van de dag. Wij hebben ze gekoppeld aan ons toezichtkader, waarin we de thema’s hebben benoemd waar we dit jaar mee aan de slag willen gaan en waar we toelichting op willen krijgen van het College van Bestuur. Hierin nemen we dus de verbeterpunten mee, zodat we iedere vergadering met onze neus op de feiten worden gedrukt.”

Waarom denk je dat dit model echt werkt?

“Naast de heldere rapportage en het interactieve groepsgesprek, komt alles bij elkaar. Want we leggen de resultaten ook naast die van de beoordeling van het College van Bestuur, om te kijken hoe ze overeenkomen en waar ze verschillen. Zo krijg je een mooi drieluik van zelfevaluatie, beoordeling en toezichtkader, waarmee je echt iets kunt in de praktijk. Dit model is dan ook overal te gebruiken, want ik heb het zo gemaakt dat het breed te integreren valt.”

Wat vinden je collega’s in de RvT van dit initiatief?

“Zij zijn heel enthousiast. Het kost niet veel tijd en je krijgt dus een helder beeld van hoe we ervoor staan. Volgend jaar pakt een externe partij dit model op en maakt voor ons de rapportage. Interessant om te zien of het dan nog beter gaat!” 

Dus hoe werkt, tot slot, zelfevaluatie goed?

“Zorg ervoor dat je niet alleen een gedegen vragenlijst hebt, maar dat deze ook direct gelinkt is aan een interactief gesprek, waarna je de verbeterpunten koppelt aan het toezichtkader. Zodat alles wat uit de zelfevaluatie komt, ook écht wordt opgepakt in de praktijk!”