Informatievoorziening binnen de RvC

Memo | 10-5-2016 | 4

Hoe ga je als RvC om met de hoeveelheid informatie die je krijgt? Duik je overal in of zijn er grenzen? Stefan Peij, oprichter van de Governance University en partner bij EY, heeft daar wel een idee over. “Stel een toezichtvisie op met een helder doel. En vraag vervolgens bij de RvB de informatie op die bij dit doel aansluit.” Wij spraken met Stefan. 

Wat ziet u als de grootste belemmering voor een goede informatie-uitwisseling tussen RvB en RvC?

“Uit onderzoek blijkt dat de RvC vaak teveel informatie ontvangt met een overschot aan details, waarbij de hoofdlijnen niet meer goed zichtbaar zijn. Dit komt vaker voor dan een tekort aan informatie. De RvC heeft natuurlijk steeds meer informatie nodig, bijvoorbeeld over zaken zoals beloningen, governance en riskmanagement. Toezichthouders worden immers meer dan ooit op hun vingers gekeken, de stakeholders zijn mondiger geworden en de maatschappij vraagt om verantwoording. Het is dus een constant zoeken: wat is nog behapbaar? Je wilt geen belangrijke informatie over het hoofd zien, maar je hebt ook geen behoefte aan een informatie-overload.”

Hoe kunnen commissarissen het beste omgaan met die veelheid aan informatie?

“Zij moeten sowieso aangeven aan de RvB wat werkt en wat niet. Ontvangen ze een stapel documenten zonder enige leeswijzer of samenvatting? Dan moet die stapel weer terug naar het Bestuur, uiteraard met een vriendelijk verzoek van de voorzitter om wat meer hulp bij het uitpluizen van de hoofdlijnen. Daarnaast moet de RvC een collectieve visie ontwikkelen over hoe ze met de informatievoorziening om willen gaan, zodat dit duidelijk is voor iedereen.”

Hoe kan een RvC dit volgens u het beste aanpakken?

“Stel met elkaar een toezichtvisie op. Hierin beschrijf je als RvC wat je graag wil toevoegen en waar je naar wil gaan kijken. Als je het doel helder hebt, dan is het ook makkelijker om de informatie op te vragen die bij het doel aansluit. Dat is zowel voor RvC als voor RvB handig en overzichtelijk. Natuurlijk is het soms wennen. Bestuursleden moeten ineens andere informatie aanleveren, beter toegespitst op zaken die in de toezichtvisie zijn benoemd en dat kan extra werk geven. Verandering is vaak niet leuk in het begin.”

Maar in dit geval wel nodig dus.

“Ja, zeker. Ik hoor van RvC’s die met een toezichtvisie werken alleen maar enthousiaste verhalen. Ze zien het als verademing en gaan beter en effectiever werken en vergaderen. Ze kunnen ook sneller interventies uitvoeren, omdat ze de afspraken erbij kunnen pakken. Je haalt veel ruis en mist weg en brengt het plezier in het werk terug. Het is misschien makkelijk om als commissaris mee te gaan in de waan van alledag. Maar als je vervolgens tot over je oren in de gedetailleerde compliance- en controlvraagstukken zit, krijg je daar misschien spijt van. Durf het dus aan te kaarten en denk goed na over wat je als RvC wil bereiken. Soms ontloop je de waan van de dag niet en kunnen er onverwachte dingen gebeuren, maar een toezichtvisie geeft wel de meeste bescherming tegen een onwerkbare informatiehoeveelheid.”