thumb

Wat komt er kijken bij de oprichting van een Raad van Commissarissen (RvC)?

Memo | 8-7-2021 | 1
thumb

Stel, je gaat een RvC oprichten, bijvoorbeeld door de invoering van de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). Aan welke praktische zaken moet je denken bij de oprichting?  

1. Eerste vergadering

Je hebt goede kandidaten gevonden. Je plant een eerste vergadering waarin de leden van de RvC elkaar kunnen ontmoeten en leren kennen, samen met het bestuur. Tijdens deze vergadering bespreek je ook de verwachtingen over en weer, waar je naartoe wilt samen en waar de organisatie nu staat. 

2. Keuze van de voorzitter

Er zijn twee gangbare manieren voor het kiezen van de voorzitter. Je kunt als directie gericht op zoek gaan naar de voorzitter van de raad in de sollicitatieprocedure, die vervolgens de leden selecteert. Of je selecteert meteen alle leden en laat ze tijdens de eerste vergadering onderling beslissen wie voorzitter wordt.

3. Check de statuten

Check gezamenlijk of de statuten kloppen. Daar staat bijvoorbeeld in wat je moet doen als de bestuurder onverwacht uitvalt. Nog mee eens? Misschien zijn er aanpassingen nodig.

4. Stel een RvC-reglement op

De statuten hebben een wettelijke grondslag. Een RvC-reglement beschrijft de huishoudelijke punten en de onderlinge verhoudingen, zoals de rolverdeling, de taken en eventuele commissies. Hoe verhouden bestuur en RvC zich tot elkaar? Hoe wordt omgegaan met stemmen en het nemen van beslissingen? Hoe vaak kom je bij elkaar? Je mag daarbij zelf bepalen hoe je in het vervolg samenkomt: samen met het bestuur of gescheiden. 

5. Onderteken de aanstellingsbrief

Als de eerste kennismaking goed is bevallen, dan moeten de commissarissen hun handtekening zetten onder de aanstellingsbrief. Hierin staan de afspraken over en weer bij de aanstelling van de commissaris vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn de vergoeding, de termijn van de aanstelling, het tijdsbeslag en een vrijwaringsclausule. 

6. Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Je schrijft je leden in bij de Kamer van Koophandel. Dat kan gewoon via de website, via deze link, met een kopie van het paspoort bij de hand. 

7. Maak een jaarplanning

Wat wil je jaarlijks op de agenda zetten en bespreken? Maak een planning als leidraad voor de vergaderingen.