thumb

Zelfevaluaties met externe begeleiding: vijf tips

Memo | 10-6-2020 | 344 | 8
thumb

De meeste Governance-codes schrijven voor dat RvC’s zichzelf tenminste eenmaal per jaar buiten de aanwezigheid van het bestuur evalueren. “Door de processen en gesprekken transparant en open te houden, worden ‘oneffenheden’ gladgestreken en wordt de kwaliteit, effectiviteit en toegevoegde waarde van de raad hoger”, zegt Stefan Peij, Managing Director van de Governance University. Waar moet je op letten? Vijf aandachtspunten. 

Met of zonder externe?

“Het is bij de zelfevaluatie raadzaam minimaal eens in de drie jaar een externe begeleider voor het proces te regelen, die kan optreden als technisch voorzitter van de plenaire bespreking en mogelijk als interviewer bij het voorbereiden van de plenaire bespreking.

Dat maakt het makkelijker voor de voorzitter om inhoudelijk mee te discussiëren, brengt de nodige proceservaring in en voorziet tegelijkertijd in een heldere structuur voor proces en discussie. Bovendien dwingt het de raad om de tijd toegewijd aan dit onderwerp te besteden en het niet ‘tussendoor’ te behandelen.”

Een goede begeleider kiezen

“Je wilt iemand die er met zijn of haar hart in zit. Die weet waar het over moet gaan. Ben je op zoek naar een goede consultant om je bij de zelfevaluatie te begeleiden? Vraag dan rond bij andere commissarissen en toezichthouders. En vraag dan niet alleen ‘ken jij nog iemand?’, maar informeer naar de werkwijze. ‘Hoe is het bij jullie gegaan?’ Stel open vragen om een rijk palet aan informatie te krijgen en kijk daarbij goed naar wat je zelf nodig hebt. Misschien hoor je dat iemand te dominant en sturend is en wil je juist iemand die vooral luistert.

Basisvoorwaarden van externe begeleiders zijn specifieke ervaring met zelfevaluaties, algemene kennis van de governance-regels, van de taak en verantwoordelijkheid van raden en van board dynamiek.”

Kosten

“De prijs hangt af van wat er moet gebeuren. Is er al iets aan de hand binnen de organisatie of de raad? Blijven zaken onuitgesproken? Dan zal de zelfevaluatie meer tijd en dus meer geld kosten dan een standaard evaluatie. Bij het inhuren van externe hulp moet je denken aan bedragen tussen de 500 en 3.000 euro per dag. In de regel is het natuurlijk zo dat ervaren mensen die veel worden gevraagd duurder zijn.  

Je moet toch denken dat de begeleider minimaal twee dagen kwijt is aan een zelfevaluatie. Maar het kan ook langer duren. Als je gesprekken wilt laten voeren met de stakeholders, het bestuur, de OR, dan kost dat meer tijd. Onderschat het niet. Het kan ook oplopen tot een dag of tien. Je bent gemiddeld voor een zelfevaluatie tussen de 5 en 15.000 euro kwijt.

Het aanbod is heel divers en veel mensen proberen een graantje mee te pikken. Ik zou goed letten op de kwaliteit en niet meteen gaan voor de laagste óf hoogste pakketprijs.”

Collectieve of individuele zelfevaluatie

“De voorkeur is om minimaal eens per jaar een aparte sessie van minimaal twee uur te beleggen voor de evaluatie van het functioneren en de samenstelling van de raad. Het onderdeel bespreken tijdens een reguliere commissarissenvergadering kan ook, maar komt in de praktijk vaak in de knel tussen urgente en actuele zaken. 

De sessie kan op twee niveaus worden ingevuld: collectief of individueel. Raden die weinig ervaring hebben met zelfevaluatie, beginnen vaak op collectief niveau. Hierbij kan ieder lid van de raad aan de hand van vooraf bepaalde criteria aangeven op welke terreinen de raad goed en minder goed functioneert. Er is wel apart aandacht voor de rol en het functioneren van de voorzitter. Hierna worden de individuele uitkomsten in een plenaire bespreking uitgewisseld. Doel hiervan is tot een gezamenlijk beeld te komen van het collectief functioneren van de raad en tot een beknopte lijst van actiepunten. 

Zelfevaluatie op individueel niveau verdient wat mij betreft de voorkeur. Een externe begeleider van het proces spreekt met ieder lid van de raad afzonderlijk of inventariseert schriftelijk de feedbackpunten van commissarissen aan elkaar. Vervolgens worden de uitkomsten van deze inventarisatie in hoofdlijnen gerapporteerd in een plenaire bespreking van de raad van commissarissen.”

Valkuilen 

“Zelfevaluatieprocessen zijn in de kern opbouwend en vragen dus om een zorgvuldige uitvoering. Wanneer zaken te veel ‘op de man’ worden gespeeld of kritiek wordt geleverd op elkaar zonder goede onderbouwing, kan het effect negatief worden. De gespreksleider draagt hier een belangrijke verantwoordelijkheid. 

Een haastig afgewerkte, onvoldoende gestructureerde of slecht geleide zelfevaluatie kan negatief uitpakken, bijvoorbeeld wanneer het geen recht doet aan de specifieke situatie of wordt afgewerkt als één van de agendapunten van een drukke vergadering. Zaken blijven dan onuitgesproken, worden niet goed bediscussieerd en blijven als het ware ‘hangen’. 

Verder is het onvoldoende managen van verwachtingen een mogelijke valkuil. Iedere deelnemer aan het proces moet zijn of haar voorkeuren kunnen uitspreken voor de manier waarop het proces wordt ingericht en moet vooraf duidelijk op de hoogte worden gebracht van de gang van zaken en de eigen verwachte inbreng. Je krijgt een goede balans als in een afzonderlijke bijeenkomst een goed voorbereid gesprek wordt gevoerd waarbij het uitwisselen van (uiteraard subjectieve) beelden voorop staat, waarna het tot een synthese van alle uitspraken kan komen door een goede samenvatting en conclusie.”