thumb

Goede taakverdeling bestuur en RvC

Memo | 13-3-2018 | 782 | 18 1
thumb

Een goede taakverdeling tussen bestuur en RvC is essentieel. Je kunt hierover afspraken maken, maar in de praktijk zijn de afspraken niet altijd even duidelijk en lopen zaken soms anders dan verwacht. Jeroen Overing, onder meer commissaris en bestuurder bij de Ondernemingskamer en MSQ, geeft tips die het verschil kunnen maken voor de commissaris.

Start met de vertrouwensband

Een open deur, maar hier begint het allemaal mee, geeft Overing aan. “Je moet er als commissaris voor zorgen dat de bestuurder zich niet te gecontroleerd voelt en als een klein kind behandeld, maar aan de andere kant ben je ook geen vriendjes en heb je gewoon je taak als toezichthouder te vervullen.

Hoe vind je die balans? Door tijd te investeren in de relatie. Ga met de bestuurder en eventueel een deel van het MT zitten en ploeter samen door de risico-onderwerpen heen. Stel vragen over het ziekteverzuim, het financiële beleid, de strategie, de brandveiligheid, laat ze maar stukken uit de kast trekken, wees kritisch. Kloppen er dingen niet? Zorg ervoor dat daaraan gewerkt gaat worden en krijg vervolgens bewijs. Al vragend kom je ergens en je leert elkaar meteen goed kennen.”

Leg de spelregels samen vast

“Leg de afspraken over de taakverdeling en de regels die jullie samen hebben bedacht vast. Dan kun je er later altijd op terugkomen. Zorg er ook voor dat je dit document eens in de zoveel tijd herziet. Misschien zijn jullie nog iets vergeten, of er zijn nieuwe spelregels bijgekomen.”

Ken je rol als commissaris in de praktijk

“Deze gaat in mijn ervaring niet vaak fout. De meeste commissarissen weten feilloos wat hun rol is en wat de verwachtingen zijn – en dat je dus niet op de stoel van de bestuurder moet gaan zitten. Blijf ook scherp naar jezelf en blijf je ervan bewust. En ben je beginnend commissaris? Kijk het vak af bij de andere leden van de raad.”

Boardroom dynamics

“Ben je bereid om je mond open te doen? Of stap je met de bestuurder achterin de auto en rijden jullie samen richting afgrond? Dat laatste gebeurt nog veel te vaak. Het gaat om de tone of voice, hoe ga je met elkaar om, wat pik je van elkaar? Hiermee kun je een crisis voorkomen. Wees je ook bewust van karakterverschillen tussen jou en de bestuurder. Als het klikt is dat mooi, maar als het niet klikt hoeft dat niet te betekenen dat je niet goed kunt samenwerken. Benoem de verschillen wel in een goed gesprek, en zorg ervoor dat ze een goede samenwerking niet in de weg staan. Handel niet vanuit ergernis, want dan gaan dingen mis.”

Geef meteen duidelijkheid

“Zodra ik ergens nieuw begin, leg ik mijn gebruiksaanwijzing uit. Ik ben een direct persoon, die daarna de nuance opzoekt. Maar ik zeg wel meteen waar het op staat en zoek graag het debat op. Daar kunnen mensen van schrikken. Maar ze schrikken veel minder als ze het van me weten. Het schept dus duidelijkheid en vaak ook een band, want je bent vanaf het begin eerlijk over jezelf.”

Wees aanwezig bij strategie-sessies

“Is jouw bestuur een strategisch plan aan het schrijven of herzien? Ga er eens een keer bijzitten! Ik hoor vaak van commissarissen dat ze dat niet doen. Natuurlijk kun je je niet met de inhoud gaan bemoeien, maar je leert zo wel de gedachtelijnen kennen en je kunt helpen het proces in goede banen te leiden. Maak aantekeningen. Kom later terug op de dingen die je opvielen. Vraag waarom het bestuur een en ander zo wil doen. Doet een directeur niets met je opmerkingen? Dan weet je dat ook meteen en kun je daaruit mogelijk je conclusies trekken.”

Onafhankelijkheid boven alles

“Ik vind zelf dat je nooit langer dan acht jaar een commissariaat zou moeten vervullen. Want heb je dan nog wel een frisse blik? Verlies je niet je onafhankelijkheid? Dat zijn echt risicofactoren. Houd dus afstand. Ga liever niet mee naar privé-feestjes van de bestuurder, je hoeft geen vrienden te worden. Ik vind het ambt van beroepscommissaris ook gevaarlijk. Je bent dan afhankelijk van die functie. Durf je dan nog wel écht kritisch te zijn, als je inkomen op het spel staat? Het lijkt me moeilijk. Dus first and foremost: blijf onafhankelijk.”